UangGue.com -
Biaya pengiriman menjadi salah satu komponen yang perlu diperhatikan ketika menjalankan bisnisterutama bagi UMKM dan penjual online yang rutin mengirim barang ke pelanggan di berbagai daerah. Memilih biaya ekspedisi hemat bukan sekadar mencari tarif paling murah, tetapi juga memastikan biaya yang dikeluarkan sebanding dengan layanan, keamanan, dan ketepatan proses pengiriman.
Jika tidak diperhitungkan dengan baik, biaya logistik dapat mengurangi margin keuntungan. Sebaliknya, pengelolaan pengiriman yang efisien dapat membantu bisnis menjaga harga jual tetap kompetitif sekaligus mempertahankan keuntungan.
Lalu, bagaimana cara menghemat biaya pengiriman tanpa mengorbankan kualitas layanan? Berikut beberapa hal yang dapat dipertimbangkan.
Mengapa Biaya Pengiriman Perlu Masuk dalam Perencanaan Keuangan Bisnis?
Dalam operasional bisnis, pengiriman bukan hanya masalah membawa barang dari satu tempat ke tempat lain. Ada berbagai biaya yang dapat muncul, mulai dari angkutan transportasi, pengemasan, biaya penjemputan, hingga biaya tambahan karena ukuran atau karakteristik barang.
Bagi bisnis dengan frekuensi pengiriman tinggi, selisih beberapa ribu rupiah pada setiap transaksi dapat menjadi jumlah yang cukup besar jika diakumulasikan dalam satu bulan.
Misalnya, sebuah UMKM melakukan 100 kali pengiriman dalam sebulan. Jika rata-rata pengeluaran logistik dapat ditekan sebesar Rp5.000 per pengiriman, terdapat potensi efisiensi sebesar Rp500.000 per bulan.
Oleh karena itu, pengelolaan biaya pengiriman sebaiknya tidak dilakukan secara spontan. Pelaku usaha perlu mengetahui pola pengirimannya dan memasukkan biaya logistik ke dalam perencanaan anggaran.
1. Mengetahui Pola Pengiriman Bisnis
Langkah pertama untuk menghemat biaya adalah memahami pola pengiriman yang dilakukan.
Coba evaluasi beberapa hal berikut:
Berapa banyak paket yang dikirim setiap minggu atau bulan?
Ke wilayah mana saja barang paling sering dikirim?
Berapa rata-rata berat dan ukuran barang?
Apakah pengiriman dilakukan secara rutin atau hanya sesekali saja?
Moda transportasi apa yang paling sesuai dengan jenis barang?
Data sederhana tersebut dapat membantu pelaku usaha menentukan strategi pengiriman yang lebih efisien.
Contohnya, bisnis yang secara rutin mengirim barang dalam jumlah besar tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan penjual yang hanya mengirim beberapa paket dalam satu minggu. Dengan memahami pola tersebut, pemilik bisnis dapat lebih mudah membandingkan layanan yang tersedia.
2. Jangan Hanya Melihat Tarif Termurah
Harga memang penting, tetapi bukan satu-satunya faktor yang perlu diperhatikan ketika memilih jasa ekspedisi.
Tarif yang terlihat murah di awal belum tentu menghasilkan biaya akhir yang paling rendah. Ada kemungkinan terdapat biaya tambahan untuk layanan tertentu, seperti penjemputan, pengemasan, penanganan barang khusus, atau pengiriman ke lokasi tertentu.
Oleh karena itu, bandingkan total biaya pengiriman, bukan hanya harga dasar.
Selain tarif, perhatikan juga:
Jangkauan wilayah pengiriman
Estimasi waktu pengiriman
Sistem terestrial barang
Prosedur klaim apabila terjadi masalah
Pilihan layanan berdasarkan kebutuhan
Layanan pelanggan berkualitas
Ketentuan mengenai barang yang dapat dikirim
Pendekatan seperti ini membantu bisnis menghindari keputusan yang hanya berorientasi pada harga.
3. Sesuaikan Jenis Layanan dengan Kebutuhan
Tidak semua barang membutuhkan layanan pengiriman dengan tingkat kecepatan yang sama.
Barang yang tidak mendesak dapat dikirim menggunakan layanan reguler atau kargo, sedangkan barang yang harus segera diterima mungkin membutuhkan layanan yang lebih cepat.
Kesalahan memilih jenis layanan dapat membuat biaya logistik menjadi lebih tinggi dari yang diperlukan.
Misalnya, jika barang tidak memiliki batas waktu yang ketat, memilih layanan premium mungkin kurang efisien. Sebaliknya, menggunakan layanan paling murah untuk barang yang dibutuhkan segera juga dapat menimbulkan biaya tidak langsung jika barang terlambat sampai.
Jadi, pilihan terbaik adalah layanan yang sesuai dengan tingkat urgensi, berat, ukuran, dan nilai barang.
4. Optimalkan Pengemasan Barang
Pengemasan juga berpengaruh terhadap biaya pengiriman.
Barang yang menggunakan kemasan terlalu besar dapat memerlukan ruang lebih banyak. Pada kondisi tertentu, biaya pengiriman tidak hanya mempertimbangkan berat aktual, tetapi juga dimensi barang.
Oleh karena itu, gunakan kemasan yang cukup untuk memberikan perlindungan tanpa membuat ukuran paket menjadi berlebihan.
Beberapa langkah sederhana yang dapat dilakukan antara lain:
Gunakan ukuran kardus yang sesuai dengan barang.
Hindari ruang kosong secara berlebihan.
Gunakan material pelindung sesuai tingkat risiko barang.
Kelompokkan barang yang dapat dikirim secara bersamaan.
Pastikan paket tidak mudah rusak selama proses distribusi.
Efisiensi pengemasan bukan berarti mengurangi perlindungan barang. Tujuannya adalah mendapatkan keseimbangan antara keamanan dan penggunaan ruang.
5. Bandingkan Tarif Berdasarkan Berat dan Volume
Salah satu hal yang sering terlewat ketika menghitung biaya pengiriman adalah perbedaan antara berat aktual dan berat volume.
Barang yang berukuran besar tetapi relatif ringan dapat memerlukan ruang transportasi yang lebih besar. Oleh karena itu, tarif dapat dipengaruhi oleh dimensi paket, bukan sekedar timbangan.
Pelaku usaha sebaiknya mengetahui cara penyedia jasa menghitung biaya sebelum melakukan pengiriman. Dengan demikian, perkiraan anggaran yang dibuat akan lebih mendekati biaya sebenarnya.
Untuk bisnis yang mengirim produk dengan ukuran dan bentuk yang beragam, pencatatan berat serta dimensi barang juga dapat membantu menemukan pola biaya. Data tersebut kemudian dapat digunakan untuk memilih metode pengemasan yang lebih efisien.
6. Konsolidasikan Pengiriman Jika Berkendara
Jika terdapat beberapa barang dengan tujuan atau rute yang berdekatan, konsolidasi pengiriman dapat menjadi salah satu opsi untuk meningkatkan efisiensi.
Daripada mengirim barang secara terpisah dalam beberapa transaksi, bisnis dapat mempertimbangkan menggabungkan barang jika ketentuan layanan memungkinkan.
Strategi ini terutama relevan bagi bisnis yang mengirim barang dalam jumlah besar.
Namun, konsolidasi tetap harus mempertimbangkan waktu pengiriman. Jangan sampai penghematan justru menyebabkan pelanggan menerima barang lebih lama dari yang dijanjikan.
Dengan kata lain, efisiensi biaya harus tetap sejalan dengan standar pelayanan kepada pelanggan.
7. Masukkan Biaya Logistik ke Harga Jual Secara
ProporsionalKesalahan lain yang cukup sering terjadi adalah tidak memasukkan biaya logistik ke dalam perhitungan harga produk.
Jika bisnis menawarkan ongkir gratis, misalnya, biaya tersebut tetap harus diperhitungkan. Pada akhirnya, pengiriman tetap menjadi bagian dari struktur biaya bisnis.
Pelaku usaha dapat membuat perhitungan sederhana:
Harga Pokok + Biaya Operasional + Biaya Logistik + Keuntungan Margin = Harga Jual
Rumus tersebut tentu dapat disesuaikan dengan model bisnis masing-masing.
Yang terpenting, pemilik usaha mengetahui berapa biaya sebenarnya yang dikeluarkan untuk memenuhi satu transaksi. Dengan demikian, keputusan pemberian subsidi ongkir, gratis pengiriman, atau promo tertentu dapat dibuat berdasarkan angka, bukan perkiraan.
8. Perhatikan Biaya Pengiriman untuk Barang Bernilai Tinggi
Barang bernilai tinggi membutuhkan pertimbangan tambahan. Harga pengiriman yang murah tidak selalu menjadi pilihan terbaik apabila tingkat keamanan, dokumentasi, dan mekanisme klaim tidak memadai.
Untuk barang tertentu, perlindungan tambahan seperti asuransi dapat dipertimbangkan sesuai kebutuhan dan ketentuan penyedia layanan.
Hal ini penting karena kerugian akibat barang rusak atau hilang bisa jauh lebih besar daripada selisih ongkos pengiriman.
Dalam pengelolaan keuangan bisnis, biaya untuk mengurangi risiko juga dapat dipandang sebagai bagian dari efisiensi strategi. Mengeluarkan sedikit biaya untuk perlindungan dapat masuk akal dibandingkan menanggung potensi kerugian yang jauh lebih besar.
9. Bagaimana Jika yang Dikirim adalah Mobil?
Pengiriman kendaraan memiliki karakteristik yang berbeda dengan paket biasa. Ukuran, jenis kendaraan, rute, moda transportasi, serta lokasi asal dan tujuan dapat mempengaruhi biaya.
Oleh karena itu, pemilik kendaraan sebaiknya tidak menggunakan perkiraan paket biasa ketika ingin memindahkan mobil ke kota atau pulau lain.
Sebelum memilih layanan, informasi seperti jenis kendaraan, lokasi penjemputan, tujuan, dan waktu pengiriman perlu disiapkan.
Jika sedang mempertimbangkan jasa pengiriman kendaraan, Anda dapat memeriksa tarif kirim mobil terlebih dahulu agar memiliki gambaran mengenai biaya yang perlu dipersiapkan.
Langkah tersebut juga membantu membuat perencanaan keuangan yang lebih realistis. Terlebih dahulu jika pengiriman mobil dilakukan untuk kebutuhan bisnis, pindah domisili, pembelian kendaraan dari luar kota, atau relokasi operasional.
10. Evaluasi Biaya Logistik Secara Berkala
Menghemat biaya pengiriman bukan berarti hanya mencari tarif paling murah satu kali. Efisiensi sebaiknya menjadi proses yang dievaluasi secara berkala.
Setiap akhir bulan, bisnis dapat mencatat:
Total biaya pengiriman
Jumlah transaksi yang dikirim
Rata-rata biaya per pengiriman
Rute dengan biaya paling tinggi
Jenis barang dengan biaya pengiriman terbesar
Jumlah komplain terkait pengiriman
Biaya tambahan yang muncul selama proses distribusi
Dari data tersebut, pemilik bisnis dapat mengetahui apakah strategi logistik yang digunakan sudah efisien.
Misalnya, jika biaya pengiriman ke wilayah tertentu selalu tinggi, bisnis dapat berputar apakah perlu mencari layanan alternatif, mengubah metode pengemasan, menggabungkan pengiriman, atau menyesuaikan strategi distribusi.
Efisiensi Logistik Bukan Sekadar Memangkas Pengeluaran
Dalam bisnis, menghemat biaya bukan berarti memangkas seluruh produksi sampai titik terendah. Efisiensi yang baik adalah memastikan setiap rupiah yang dikeluarkan memberikan manfaat yang seimbang.
Hal yang sama berlaku untuk pengiriman.
Memilih jasa ekspedisi hanya berdasarkan tarif paling murah dapat menjadi keputusan yang kurang tepat apabila layanan tersebut tidak mampu memenuhi kebutuhan bisnis. Keterlambatan, barang rusak, sulitnya mendapatkan informasi, atau biaya tambahan dapat menimbulkan kerugian yang lebih besar.
Sebaliknya, layanan dengan biaya sedikit lebih tinggi bisa saja lebih efisien apabila memberikan proses yang lebih jelas, keamanan yang memadai, dan dukungan yang dibutuhkan.
Oleh karena itu, keputusan mengenai pengiriman sebaiknya dibuat dengan mempertimbangkan harga, kualitas, risiko, dan kebutuhan bisnis secara bersamaan.
